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就活のススメ 一覧

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    就活マナーの基本【言葉遣い編】

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    言葉遣いは心遣い

    社会人になると、知らないでは済まされないのが「言葉遣い」です。学生時代のアルバイトで接客の経験があったとしても、特殊な使い方だったり、無意識に使っていた間違った言葉遣いの可能性もあります。
    ビジネスの世界では、敬語が重要になります。社会人になれば、仲の良い同僚であったとしても、職場では敬語を遣います。
    就職活動は社会人に向けての第一歩です。敬語をマスターしてスムーズなコミュニケーションが取れるように心がけていきましょう。

     

    正しい敬語の使い方

    敬語には、丁寧語・尊敬語・謙譲語があります。
    ■丁寧語
    ものの言い方を丁寧にして、相手を敬う言葉。
    「です」「ます」「ございます」や、文頭に「お」や「ご」を使います。
    ■尊敬語
    相手の動作や状態に敬意を表す言葉。
    普段の言葉に「○○れる、られる」や「お(ご)○○になる」を加えて尊敬語に直す場合と、「言う」を「おっしゃる」のように変化させる場合があります。
    ■謙譲語
    自分・自分の身内の動作や状態をへりくだって話すことによって、間接的に相手に敬意を表す言葉。
    自分の動作に「お(ご)○○する(いたす)」を加えて謙譲語に直す場合と、「言う」が「申し上げる」になるように変化させる場合があります。

    よく使う言葉の言い回し

    正しい敬語を使って、良い印象を与えましょう。
    大切なのは慣れることです。普段から正しい敬語を使うことを意識しましょう。
    ■わたし → わたくし
    ■わかりました → かしこまりました、承知いたしました
    ■知りません → 存じ上げません
    ■すみません → 申し訳ございません
    ■すみませんが → 恐れ入りますが
    ■相手の会社 → 御社
    ■誰ですか → どちらさまでしょうか
    ■ちょっと待ってください → 少々お待ちくださいませ

    敬語のポイントは「クッション言葉」

    用件を伝える際いきなり本題に入るのではなく、前に付け加えることでソフトなニュアンスになり、好印象を与える言葉を「クッション言葉」といいます。
    ■使う頻度が高いクッション言葉
    【お願いするとき】
    ・大変恐縮ですが
    ・恐れ入りますが
    ・よろしければ
    ・お手数をおかけしますが
    ・忙しいところ申し訳ございませんが
    【断るとき】
    ・せっかくですが
    ・申し上げにくいのですが
    ・誠に残念ですが
    ・大変恐縮ですが

     

    よくある敬語の失敗例

    ①誤)趣味は友達との旅行です。
     正)趣味は友人との旅行です。
    【ポイント】「友達」ではなく「友人」と言いましょう。「お父さん」「お母さん」はもちろん「父親」「母親」です。
     ②誤)旅行資金を貯めるために、コンビニでバイトしてます。
     正) 旅行資金を貯めるために、コンビニエンスストアでアルバイトをしています。
    【ポイント】略語には要注意です。

     ③誤)私的には○○だと思いました。
     正) わたくしとしましては○○だと思いました。
    【ポイント】若者言葉と言われるもので、正式な場には適しません。

    誤)私って○○じゃないですか~!
     正) 私は○○な性質ですので、
    【ポイント】「私って○○じゃないですか~」(語尾を上げる)という学生が結構いますが、この言い方は即アウトです。仲間内でしか通用しません。

    紹介したのはほんの一例です。「何気に」「ヤバイ」「ぶっちゃけ」などの若者言葉で失敗した例もあります。正式な場ではきちんとした敬語を使えるようにしましょう。

     

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    就活マナーの基本【電話編】

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    電話でのやり取りで印象も変わる!?

    就職活動において、企業の方と選考・面接以外で直接コミュニケーションをとらなければいけないのが「電話」です。例えば、説明会の予約・日程変更や、面接日程の調整など、企業に電話をかける機会が多々あります。ビジネスマナーを知らずに家族や友人と話す感覚で電話をかけてしまうと、企業の方には不快感を与えてしまうことも考えられます。こうしたマナーは小さな部分ではありますが、企業側はしっかり見ています。つまり、選考の評価に大きく影響を与えてしまうということになります。また、逆に言えば、電話対応やマナーを知っていれば、評価も上がることにも繋がります。
    ないがしろにせず、恥をかかないためにも基本をしっかり押さえて、正しい企業への電話のかけ方、マナーを学んでいきましょう!

     

    電話をかける時間帯に気をつけましょう

    企業には忙しい時間帯があります。
    ■9時-11時(始業直後):前日からの引き続きの業務や当日の業務の打ち合わせ等の時間
    ■18時-20時(終業直前):業務の追い込みや、翌日の業務の打ち合わせ等の時間
    この時間帯は、どこの企業でもバタバタしているので電話をしないほうが無難です。また、電話に出られない時間帯もあります。 上記の時間に電話をして評価が下がることもありえるので、緊急の用件でない限りはこの時間帯を外して連絡するようにしましょう。

    ■12時-14時頃…昼食に出ていて不在にしている可能性があります
    ■夜20時以降…終業時刻なので帰社していることが多いです。また夜分に電話をかけるのはマナー違反です。
    ■休日・祝日…休日祝日はほとんどがお休み
    つまり、企業に電話をかける時間帯は平日の14時-18時がマナーとしても良い時間帯だと言えます。

     

    電話をかける前に準備しておきたいこと

    ■誰に電話するのかを事前に調べておく
    企業の電話番号は新卒採用の担当者に直接繋がるとは限りません。違う部署(人事部、新卒採用担当とは関係ない部署の社員)が電話に出たときのために、どの部署の誰に電話をしたいのかをできるだけ明確にしてはっきりと伝えられるようにしましょう。

    ■伝えたい内容を事前にまとめておく
    あらかじめ内容をまとめておかないと、相手は、あなたが何を伝えたいのかわかりません。
    たとえば、
    •話が長い、まとまっていない ⇒ 何が言いたかったのかな?
    •失礼な言葉遣い ⇒ この学生はきっと面接でもそういう受け答えをするだろう・・
    最悪の場合、「次の選考には呼びたくない」というような判断にもなりかねません。
    そうならないためにも、電話をするときは事前に内容をまとめてから、簡潔に伝えることを心がけましょう。

    ■静かな場所を見つけて電話をかける
    周りが騒がしいと、相手の声が聞こえづらく、また自分の声も相手に届きにくくなってしまいます。相手の言葉が聞き取れなかった時に、何度も何度も聞き返すのは、手間をかけてしまうので相手に迷惑をかけてしまうでしょう。
    まずは、静かな場所を見つけてから電話をかけること。もしくは、急いで電話をしなければならない場合には、少し時間を空けてから静かな場所で電話をするよう意識しましょう。

    ■メモの準備は必須!
    企業との電話の内容として、主に面接や選考の日程、選考の合否など重要事項が伝えられることがあります。その際に、企業の人との電話に緊張していて伝えられたことを忘れてしまった・・・ということも考えられます。
    電話するときには必ずメモの準備をして、言われた事をしっかりメモをしながら電話をするようにしましょう。

    企業の方に電話をかける

    まず最初に、自分の名前を名乗りましょう。
    「名乗る」ということは基本中の基本、電話のマナーです。しかし、意識していない学生がほとんどで、「名乗る」ことが出来ていない学生が非常に多いのが現状です。
    就職活動中に知らない番号や非通知設定の電話がかかってきた時は、企業からの電話だと考えてよいでしょう。
    また、こちらから電話をかける時も、いきなり用件から入るのではなく、
    「お世話になります。わたくし、●●大学の△△と申します。」
    と必ず名乗るようにしましょう。
    電話をかける時も受ける時も、まずは名前を言うことをくせづけましょう。

    会話中のマナー

    会話中は、聞き取りやすくハキハキとした声で話す意識をしましょう。声色は、話している相手に大きな印象を与えます。万が一、声が小さく、だらだらとした声を聞いたとしたら、どのような印象を受けるでしょうか?電話で話す時には、明るくはっきりと話す意識をしましょう。
    また、一番気になるところは、正しい敬語が使えているかどうかです。普段から無意識に使っている敬語が間違っている可能性や、意識をしていても間違った敬語を使ってしまうということも多く考えられます。正しい敬語を理解することや、シュミレーションしてみることもお勧めです。

    電話のパターン対応例

    ■電話を受ける場合
    学生:「はい、○○でございます。」
    企業:「私、●●商事の△△です。この度、一次選考を通過となりましたので、ご連絡いたしました」
    学生:「ありがとうございます!!」
    企業:「それでは次の面接の日時をお伝えいたします…」
     【POINT】名前を伝えることで話も早くなり、スムーズに会話を進めることが出来ます。

    ■電話に出られずかけ直す場合
    企業:「はい、○○商事です。」
    学生:「お忙しいところ失礼致します。私、●●大学の○○○と申します。先程お電話をいただいていたのですが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
    企業:「はい、△△ですね。少々お待ちください。」
    学生:「はい、お願いします。」
    採用担当:「お電話かわりました。△△です。」
    学生:「お忙しいところ失礼いたします。私、○○大学の○○と申します。先ほどお電話をいただいていたので折り返しご連絡致しました。…」
    【POINT】採用担当が電話を取り次いだ時にもう一度名前を言いましょう。

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    就活マナーの基本【メール編】

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    企業への失敗のないメールの送り方

    「就職活動のメールを送りたいけど、書き方が全然分からない」「初めて企業にメールを送るけど失礼なところはないかな・・・」就職活動ではメールで企業とやり取りをしなければならない場面が多くあります。
    しかし、企業にメールを送ったことがない人は、何をどうやったらいいのか分からないのではないでしょうか。初めてメールをする方がほとんどだと思います。また、携帯以外のメールを使うのが初めてという人もいるはずです。

    就職活動で初めてメールを送るという人でも簡単に理解できるように、 例文を使ってメールの書き方やマナーを解説していきたいと思います。スムーズなメール対応を身につけましょう!

     

    メールを送る時間帯がカギ

    いくら完璧なメールを送っていても、時間帯などに注意を払っておかないと、マナーが悪いと思われてしまう可能性があります。基本的に送信時間は就業時間内にしましょう。具体的には、お問い合わせ時間の指定があれば、その時間内に送るというのが理想です。
    また、企業の人がメールを確認する時間としては、朝出勤してきた時、お昼を食べ終わった頃といわれています。企業の人の働いている時間を想定して送信するのもいいでしょう。

     

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    メールの書き方のポイント

    【1】件名はコンパクトにまとめる
    よくやってしまいがちなのが、「件名なし」でメールを送ってしまうこと。
    企業の人は、多い人は1日に100通以上ものメールを受信する方もいるので、「件名」を見てメールの開封の優先度を判断します。つまり、「件名なし」で送ってしまったら、メールを見てもらえないということが十分に考えられるのです。
    「件名」は必須かつ内容はコンパクトに知らせることがカギとなります。
    ≪例≫「ES提出に関して(○○大学  名前)」
    「面接日程に関してお伺いします」
    「会社説明会のお礼(○○大学 名前)」
    メール本文に記した内容を簡潔にまとめ、所属校と氏名を書くのがポイント!

    【2】メール文頭は、まず誰宛のメールなのかを書く!
    宛名は「会社名・部署・名前・様」を書きましょう。
    ≪例≫

    ■株式会社○○○ 人事総務部 就職花子様
    ※(株)●●と略することはしないようにしましょう。
    株式会社○○○ 人事部 採用ご担当者様
    ※採用担当者宛の指定がある場合
    ■株式会社△△ 人事総務部 御中
    ※会社宛、会社の部署宛の組織宛「御中」を使います。

    【3】自己紹介は必須
    宛名を書いた後は、「自己紹介」をします。自分が何者なのかを必ず名乗りましょう。
    ≪例≫

    ■お世話になります。○○大学●●学部の新卒花子と申します。
    ■初めてメールをさせて頂きます。○○大学●●学部の就活太郎と申します。

    【4】本文はわかりやすく、きれいに
    メールの文面はわかりやすく伝える必要があります。しかし、文章を長くしてしまうと何を言っているのか解らない状況に陥り易いので、なるべくシンプルな文面を意識しましょう。また、メールの内容は相手に読みやすくしておくべきです。メールが読みやすければ、それだけ相手に本文の内容が伝わりやすくなります。
    ≪例≫
    株式会社○○○
    人事部採用担当○○様

    お世話になっております。
    ○○大学3年○○学部の新卒花子と申します。

    この度の採用面接にご対応頂きありがとうございました。
    これからも貴社に入社できるよう精進して参ります。
    何卒宜しくお願い致します。

    【5】最後は「署名」で締める
    氏名・学校名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に書くこと。
    署名を付けるか付けないかで、やり取りを行う企業の方に良い印象を与えられるでしょう。
    ≪例≫
    *********************************************
    ○○大学○○学部○○学科4年
    新卒 花子(しんそつ はなこ)
    〒123-4567
    ○○県○○市○○1-24-5
    TEL:090-1234-5678
    e-mail:abc-shinsotu@BCJ.com
    *********************************************
    このまま、書き換えて使うのも良いでしょう!

     

    【POINT】企業にメールをする際に気をつけたいこと

    ・メールを返信するときは必ず文面を残す
    ・企業からメールで連絡が来た場合は1日以内に返信する
    メール1通送るにも「相手への配慮」が必要となります。メールを受け取った相手が、次に動きやすいよう気遣いのあるメールを書いてみると可能性が広がるでしょう。

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