企業への失敗のないメールの送り方

「就職活動のメールを送りたいけど、書き方が全然分からない」「初めて企業にメールを送るけど失礼なところはないかな･･･」就職活動ではメールで企業とやり取りをしなければならない場面が多くあります。

しかし、企業にメールを送ったことがない人は、何をどうやったらいいのか分からないのではないでしょうか。初めてメールをする方がほとんどだと思います。また、携帯以外のメールを使うのが初めてという人もいるはずです。

就職活動で初めてメールを送るという人でも簡単に理解できるように、 例文を使ってメールの書き方やマナーを解説していきたいと思います。スムーズなメール対応を身につけましょう！

メールを送る時間帯がカギ

いくら完璧なメールを送っていても、時間帯などに注意を払っておかないと、マナーが悪いと思われてしまう可能性があります。基本的に送信時間は就業時間内にしましょう。具体的には、お問い合わせ時間の指定があれば、その時間内に送るというのが理想です。

また、企業の人がメールを確認する時間としては、朝出勤してきた時、お昼を食べ終わった頃といわれています。企業の人の働いている時間を想定して送信するのもいいでしょう。

※メールの書き方のポイント※

件名はコンパクトにまとめる

よくやってしまいがちなのが、「件名なし」でメールを送ってしまうこと。

企業の人は、多い人は1日に100通以上ものメールを受信する方もいるので、「件名」を見てメールの開封の優先度を判断します。つまり、「件名なし」で送ってしまったら、メールを見てもらえないということが十分に考えられるのです。

「件名」は必須かつ内容はコンパクトに知らせることがカギとなります。 ≪例≫「ES提出に関して（○○大学  名前）」

「面接日程に関してお伺いします」

「会社説明会のお礼(○○大学 名前)」

メール本文に記した内容を簡潔にまとめ、所属校と氏名を書くのがポイント！

メール文頭は、まず誰宛のメールなのかを書く！

宛名は「会社名・部署・名前・様」を書きましょう。
≪例≫ ■株式会社○○○　人事総務部　就職花子様 ※（株）●●と略することはしないようにしましょう。 ■株式会社○○○　人事部　採用ご担当者様 ※採用担当者宛の指定がある場合 ■株式会社△△　人事総務部　御中 ※会社宛、会社の部署宛の組織宛「御中」を使います。

自己紹介は必須

宛名を書いた後は、「自己紹介」をします。自分が何者なのかを必ず名乗りましょう。

≪例≫

■お世話になります。○○大学●●学部の新卒花子と申します。

■初めてメールをさせて頂きます。○○大学●●学部の就活太郎と申します。

本文はわかりやすく、きれいに

メールの文面はわかりやすく伝える必要があります。しかし、文章を長くしてしまうと何を言っているのか解らない状況に陥り易いので、なるべくシンプルな文面を意識しましょう。また、メールの内容は相手に読みやすくしておくべきです。メールが読みやすければ、それだけ相手に本文の内容が伝わりやすくなります。

≪例≫

株式会社○○○

人事部採用担当○○様

お世話になっております。

○○大学３年○○学部の新卒花子と申します。

この度の採用面接にご対応頂きありがとうございました。

これからも貴社に入社できるよう精進して参ります。

何卒宜しくお願い致します。

最後は「署名」で締める

氏名・学校名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に書くこと。

署名を付けるか付けないかで、やり取りを行う企業の方に良い印象を与えられるでしょう。

≪例≫

*********************************************

○○大学○○学部○○学科４年

新卒　花子（しんそつ　はなこ）

〒123-4567

○○県○○市○○1-24-5

TEL：090-1234-5678

e-mail：abc-shinsotu@BCJ.com

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このまま、書き換えて使うのも良いでしょう！

 
【POINT】企業にメールをする際に気をつけたいこと

・メールを返信するときは必ず文面を残す

・企業からメールで連絡が来た場合は１日以内に返信する

メール1通送るにも「相手への配慮」が必要となります。メールを受け取った相手が、次に動きやすいよう気遣いのあるメールを書いてみると可能性が広がるでしょう。